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从Microsoft Outlook获得更多收益的10种方法

您在公司中使用Microsoft Outlook吗?您是否有兴趣从自己的工作中获得最大的效果?

 

我们为您带来了八个行之有效的技巧,以帮助您更轻松地使用Outlook以及其有用功能的一些清单。

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  1. 使用键盘快捷键

    您可以找到键盘快捷键,以便在Outlook中更有效地工作,就像在Word或Excel中一样。以下是最常见的列表:
    •Ctrl + R –回复电子邮件
    •Alt + R –全部答复
    •Alt + W –转发电子邮件
    •Shift + F9 –发送和接收所有
    •Alt + S –发送电子邮件
    •Ctrl + G –转到日历上的任何日期

    你可以找到 其他快捷方式列表在这里.

  2. 设置外出电子邮件

    如果您打算离开并且不在家,则需要让人们知道-否则,他们会生气,并且您可能会失去有价值的客户。我们建议您转给您的同事或可以找的任何人。外出功能在出差或生病时也很方便。下面是它的工作原理。转到文件>信息(或Outlook 2003/2007中的工具),然后单击自动答复。在新窗口中,键入您的消息并指定发送消息的时间范围。您还可以为同事和公司外部设置不同的消息。当您返回办公室时,这将为您节省很多麻烦。

  3. 仅将通知用于重要电子邮件

    始终弹出的通知比实际更令人讨厌。如果您不想错过重要的电子邮件,可以通过“文件”中的设置关闭所有通用通知>规则和通知。然后,您可以创建一个新规则,以仅显示来自所选联系人的电子邮件。

  4. 在电子邮件中设置您自己的签名

    您是否喜欢发件人添加其签名和公司徽标时电子邮件所具有的专业外观?是否要自动插入签名并设置统一的设计? Microsoft Outlook为您提供了称为签名的功能,您可以在其中设置所有需要的功能。单击文件选项卡,然后选择需要转到邮件部分的选项。单击签名...按钮。在“签名和文具”窗口中,单击“新建”按钮,然后插入签名的名称(例如“公司”)。在同一对话框中,使用“选择默认签名”部分,选择要在其中添加签名的邮件类型(也包括新电子邮件或回复)。窗口底部有一个编辑器,您可以在其中创建自己的签名。您可以使用不同的字体,图像或HTML链接。单击确定确认您的签名。

  5. 使用电子邮件模板和QuickParts功能

    如果您经常使用相同的措词,请考虑通过“文件”保存草稿> Save As… >Outlook模板。此外,您可以使用“快速零件”功能(插入>快速部分),通过它可以保存部分文本,以插入到电子邮件正文中。除了节省时间外,它还可以防止您一遍又一遍地写相同的文本时犯同样的错误。

  6. 通过剪贴板中的文本创建新项目

    您可以将任何文本复制到剪贴板中,然后在Outlook中按Ctrl +V。Outlook将创建新电子邮件(注释或任​​何其他项目,具体取决于您所在的目录),其标题与复制的文本相同。它比创建新项目并在其后复制文本要短得多。

  7. 设置发送电子邮件的时间

    您需要延迟发送电子邮件吗?撰写邮件时,请从功能区的“标签”组中选择“更多选项”箭头。在“传递选项”下,选中“不传递之前”复选框,然后单击所需的传递日期和时间。设置传递消息的日期和时间。

  8. 如何使用快速步骤?

    采用 Outlook的快速步骤 是Microsoft在Outlook 2010中引入的。它们是快捷方式,可以用作多步骤操作,例如将电子邮件移动到选定的文件夹或将电子邮件转发给您的团队。您甚至可以创建自己的“快速步骤”操作,但是请注意,无法使用菜单命令或键盘快捷键(如Ctrl + Z)撤消“快速步骤”。这是因为“快速步骤”可能包含无法撤消的操作,例如“永久删除”。

  9. 一步标记更多电子邮件

    快速标记您的消息。如果选择一条或多条消息,则可以按插入键将其标记或标记为已读。

  10. 使搜索更轻松

    您可以为最常访问的电子邮件创建额外的搜索文件夹,无论是来自您的管理层还是所选公司的电子邮件。您可以保存经常搜索的任何项目以快速访问。您所要做的就是单击左侧导航菜单中的“搜索文件夹”,然后选择“新建搜索文件夹”并自定义搜索。

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-eway-
7. 6. 2019
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