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为什么项目分析对成功实施CRM至关重要?

世界上没有一家公司愿意购买在安装后没人会使用的CRM系统。进行彻底的分析可以防止出现这种不愉快的情况。为什么对CRM实施项目的分析如此重要?

在我们的文章中 实施CRM的喜悦与​​悲伤,我们专注于希望开始使用CRM的公司,并从一开始就概述了整个实施过程。我们还描述了预选过程,因为在初始阶段出现的潜在问题将来可能会导致致命错误。因此,该项目的分析值得特别注意。可以这么说,风平浪静并不意味着熟练的水手。

 

逐步分析项目

为了更好地了解和理解实施过程,最好将项目分析分为几类。这将为您提供您想要实现的目标的完整图片,并且使您更容易解开虚构的任务。

 

您公司的组织结构

  • 考虑一下您公司的组织结构, 组建一个团队,其成员选择理想的CRM。团队应包括将与CRM一起工作的所有部门的代表。这是进行针对CRM软件需求的客观分析的唯一方法。
  • 您并不是在定义组织结构,仅仅是为了收集所有类型用户的想法。您还将能够解析不同的用户级别,这有助于您设置相应的访问权限。
  • CRM的最大优势之一就是数据共享。换句话说,必要信息和文档的无限可用性。但是,数据共享应符合公司的组织结构。例如,某些文件一定不能离开人力资源或会计部门。

 

数据

  • 找出需要在CRM中记录的数据。通常,这包括客户数据,商机,项目,通信历史记录或计划的活动。
  • 获得此信息后,请验证CRM是否可以使用所需的数据。这尤其适用于使用特殊工作程序的公司。
  • 还需要注意的是,公司内的每个部门都使用不同的数据,并且可以使用所谓的 定制表格 无需开发人员参与即可根据各个公司流程自定义管理设置。
  • 数据管理与现有数据的导入紧密相关。在实施CRM之前,请确保您将从Excel,Outlook导入数据,或选择其他方法。

功能

  • 选择您的CRM系统,使其在默认设置下已尽可能满足您的需求。您是否希望CRM软件关注截止日期,自动发送电子邮件或检查重要信息?然后,确保所选的CRM可以做到。
  • 您可以通过以下方式使公司的多个流程自动化: CRM与第三方工具的集成。如果您使用与CRM兼容的会计或编辑软件,可惜不使用此选项。因此,也探索这种可能性。
  • 如果特定的CRM不提供与您所使用的系统的集成,请确定CRM软件是否可以进行进一步开发。当然,额外的开发会增加CRM实施项目的成本。因此,请考虑新功能是否足够有益。但是,如果选择不支持进一步开发的CRM,则会完全关闭此选项。

 

报告书

  • 对于大多数公司而言,不仅要控制商机的进度,而且要分析其结果,这一点至关重要。借助CRM,您可以跟踪例如出价,订单,电话,会议,电子邮件等的数量。此外,您可以检查正在进行的项目,时间表,假期,工资单和其他数据的进度。
  • 如果您可以提前考虑并评估所需的报告,则可能会提出新的想法。

 

技术

  • 即使大多数用户不必处理技术问题,该问题也至关重要。而且,它可以减少CRM选择过程的可能性。第一个问题是您决定使用桌面版本还是Web应用程序版本。
  • 接下来,如果您希望在自己的服务器上安装CRM或选择云解决方案,则必须与IT部门讨论。出于安全原因,一些企业更喜欢自己的服务器。事实是,云解决方案不需要它们自己的基础架构,因此也不那么昂贵。
  • 最后但并非最不重要的一点是,考虑一下系统的可用性。如果贵公司的某人在旅途中工作或经常不在公司外,则可以使用 移动应用 或网络应用程序(如果CRM在此变体中作为附加组件可用)。

 

如何评估CRM系统要求?

您是否拥有所有必要的信息并且了解CRM要求?然后按重要性对它们进行排序是个好主意。最有效的分类之一是“必须拥有”,“将要拥有”和“必须拥有”的要求。简而言之,有些要求无法更改。然后,您应该根据可解决标准的顺序对这些标准进行排序。因此,对您的需求的评估可以如下:

 

  1. 技术要求应该是第一个评估的。如果服务器甚至用户PC不满足CRM操作要求,则无法继续实施过程。但是,由于PC世界中的当前标准,这基本上不是问题。
  2. 解决技术问题后,您可以专注于用户部分。您应该从数据管理开始。按重要性划分数据,并验证CRM软件是否满足您的需求。
  3. 当您知道要处理的数据时,就可以解决CRM功能。这部分内容对于某些类型的公司可能非常有创意。如果不确定如何选择功能,CRM可帮助您设置有效的工作流程。如果您认为这是您的情况,请与CRM专家联系。
  4. 报告列表应基于数据管理和系统功能。因此,系统应以所需的格式导出包含所需数据的报告。在大多数公司中,这是在Excel中发生的。
  5. 尽管您在项目分析之初就将用户按公司的组织结构进行了划分,以从将与CRM一起工作的所有部门中获取知识,但在评估方面,却是另一回事。您必须确定用户的角色,并确定他们将使用哪些数据,将使用哪些功能或哪些信息适合于部门报告。

 

因此,在继续实施CRM之前,请注意,软件的安装和实施之间存在巨大差异。差异隐藏在深入的分析中,可以帮助您测试CRM软件,以确保您和您的员工将使用该软件并享受其效率提高带来的好处。

昂德里杰·斯沃博达
24. 2. 2020
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