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有关如何充分利用Outlook的十个技巧

您是否在公司中使用Microsoft的Outlook电子邮件客户端?了解如何使其使用尽可能高效和简单。

我们为您带来了十条久经考验的技巧,以帮助您简化使用Outlook的工作,并简要概述了此电子邮件客户端及其各种扩展的功能。

信封信

 

  1. 使用键盘快捷键

    与Word,Excel和Microsoft的其他Office应用程序一样,Outlook也使用键盘快捷键来节省时间。我们准备了最常用的清单:
    •Ctrl + R:回复电子邮件
    •Alt + R:回复所有电子邮件
    •Alt + W:转发电子邮件
    •Shift + F9:发送和接收所有电子邮件
    •Alt + S:发送电子邮件
    •Ctrl + G:在日历上打开任何日期

    它概述了其他键盘快捷键 微软网站.

  2. 如果不可用,请设置所谓的外出消息

    您是否正在等待一个期待已久的异国假期,并且您是否同意一位同事将为您解决最紧急的事情?但是其他人应该知道。点击文件>单击信息(或Outlook 2003/2007中的工具),然后单击自动答复。在新窗口中,编写一条消息并指定应该自动发送该消息的时间。您还可以设置向同事和办公室以外的其他人发送其他电子邮件。单击左下角的“规则”以设置自动答复的其他参数。这将避免您返回办公室后可能产生的歧义。

  3. 仅对重要消息使用通知

    弹出警报分散了人们的注意力,而不是实用的。但是,如果您不想错过重要的电子邮件,则可以使用“文件”设置关闭通知>然后,规则和警报创建一个规则,该规则将仅显示来自选定联系人的邮件。

  4. 在电子邮件中设置适当的签名

    打开新电子邮件,然后在顶部栏中选择“签名”,然后在新窗口中单击“新建”。命名您的签名(例如,签名1),然后单击确定进行确认。在相应的窗口中输入并编辑您的签名。如果需要在不同情况下使用特定签名,请使用“新建”按钮创建更多签名。为新邮件以及您的回复和转发邮件分配签名。您是否认为您也可以将此功能用于标准化消息?准备电子邮件模板,并将其用于常规交流或用作常见问题的答案。将您的消息另存为“签名”,并在必要时使用“签名”按钮进行选择。

  5. 使用电子邮件模板和快速零件功能

    如果您多次使用几种相同的措词,则最好以标准答案的形式保存他们的建议(文件> Uložit jako >Outlook模板)。此外,“插入”菜单中的“快速零件”项使您可以保存文本的一部分,以备将来在电子邮件正文中使用。这不仅节省了时间和精力,而且避免了例行重复相同活动时迟早会出现的可能的错误。

  6. 如何使用剪贴板中保存的措辞创建新项目

    将任何文本复制到剪贴板,然后在Outlook中按Ctrl + V,Outlook将创建一条新消息(基于您所在的通讯簿的类型的便笺或其他条目),其名称与复制的文本相同。因此,您可以在一个步骤中完成两项操作,而不是在Outlook中创建新项目然后再复制文本。

  7. 安排您的电子邮件发送

    如何延迟个别电子邮件的传递?撰写新邮件时,请使用箭头在功能区的“标签”组中选择“更多选项”,然后选择更多选项来设置传递延迟。在“传递选项”下,选中“不传递之前”复选框,然后单击要使用的传递日期和时间。写完电子邮件后,单击发送。单击“发送”按钮后,邮件将保留在“发件箱”中,直到将其传递为止。

  8. 使用快速步骤

    此功能是Microsoft作为Outlook 2010版本的一部分引入的,它是一种快捷方式系统,可用于多步骤操作,例如将电子邮件移动到选定的文件夹或转发给团队成员。您甚至可以创建自己的快速步骤,但请记住,无法使用熟悉的Ctrl + Z函数将其返回。根据 微软官方声明 因为“快速步骤”中可能包含无法永久删除的步骤,例如“永久删除”。

  9. 一步标记多个电子邮件

    如何更快地标记选定的电子邮件?选择一封或多封电子邮件后,按插入键,然后将所选电子邮件标记为已处理或已读。

  10. 存档您喜欢的搜索结果

    在Outlook中,您可以为经常访问的电子邮件中的搜索结果创建特殊目录,无论您的老板还是最喜欢的客户写信给您。您可以隐藏任何项目以加快访问速度。单击左侧导航菜单中的“新建搜索结果”文件夹,然后自定义其内容。

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-eway-
7. 6. 2019
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