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有关如何充分利用Outlook的十个技巧

您是否将Microsoft的Outlook用作公司中的邮件客户端?了解如何使其使用尽可能高效和简单。

这里有10条久经考验的技巧,它们使如何更轻松地使用Outlook,以及有关所有此邮件客户端及其各种扩展实际上可以做什么的简要概述。

信封信

 

  1. 使用键盘快捷键

    与Word,Excel和Microsoft的其他Office应用程序一样,Outlook也可以使用键盘快捷键来节省时间。我们准备了最常用的清单:
    •Ctrl + R:回复电子邮件
    •Alt + R:回复所有电子邮件
    •Alt + W:转发电子邮件
    •Shift + F9:发送和接收所有电子邮件
    •Alt + S:发送电子邮件
    •Ctrl + G:在日历中打开任何日期

    它概述了其他键盘快捷键 这个图片.

  2. 如果无法使用,请设置所谓的外出留言

    您是否正在度过一个令人垂涎的异国假期,并且您是否同意一位同事将为您解决最紧急的事情?但是其他人应该知道。点击文件>单击信息(或Outlook 2003/2007中的工具),然后单击自动答案。在新窗口中,键入链接并指定自动发送链接的期限。您还可以设置向同事和办公室以外的其他人发送其他电子邮件。通过单击左下角的“规则”,可以设置自动答复的其他参数。返回办公室后,这将为您避免很多混乱。

  3. 使用通知 仅与重要 权利

    弹出警报分散了人们的注意力,而不是实用的。但是,如果您不想错过重要的电子邮件,则可以使用“文件”设置关闭通知>规则和警报,然后创建一个仅显示来自选定联系人的邮件的规则。

  4. 在电子邮件中设置适当的签名

    打开新电子邮件,然后在顶部栏中选择“签名”,然后在新窗口中单击“新建”。命名您的签名(例如,签名1),然后单击确定进行确认。在相应的窗口中输入并编辑您的签名。如果需要在不同情况下使用特定签名,请使用“新建”按钮创建更多签名。为新邮件以及您的回复和转发邮件分配签名。您是否认为也可以将此功能用于标准化消息?准备电子邮件模板,并将其用于正常交流或用作最常见问题的答案。将您的消息另存为“签名”,并在必要时使用“签名”按钮进行选择。

  5. 使用电子邮件模板和快速零件功能

    如果您多次使用几种相同的措词,则最好以标准答案的形式保存他们的建议(文件> Uložiť ako>Outlook模板)。此外,“插入”菜单中的“快速零件”项使您可以保存文本的一部分,以备将来在电子邮件正文中使用。这不仅节省了时间和精力,而且避免了例行重复相同活动时迟早会出现的可能的错误。

  6. 如何使用剪贴板中保存的措辞创建新项目

    将任何文本复制到剪贴板,然后在Outlook中按Ctrl + V,Outlook将创建一条新消息(根据您所在的通讯簿的类型,便条或其他项)与复制的文本相同。因此,您可以在一个步骤中完成两项操作,而不是在Outlook中创建新项目然后再复制文本。

  7. 安排您的电子邮件发送

    如何延迟个别电子邮件的传递?撰写新邮件时,请使用“箭头”按钮在功能区上的标签组中选择“更多选项”,然后选择更多选项来设置传递延迟。在“传递选项”下,选中“请勿在传递之前”复选框,然后单击要使用的传递日期和时间。写完电子邮件后,单击发送。单击“发送”按钮后,邮件将保留在“发件箱”中,直到将其传递为止。

  8. 使用快速步骤

    此功能是Microsoft作为Outlook 2010版本的一部分引入的,它是一种快捷方式系统,可用于多步骤操作,例如将电子邮件移动到所选文件夹或将其转发给团队成员。您甚至可以创建自己的快速步骤,但请记住,使用熟悉的Ctrl + Z功能无法撤消它们。 微软官方声明 因为“快速步骤”可以包含无法永久删除的步骤,例如“永久删除”。

  9. 一步标记多个电子邮件

    如何更快地标记选定的电子邮件?选择一封或多封电子邮件后,按插入键,然后将所选电子邮件标记为已处理或已读。

  10. 封存 热门搜索结果

    在Outlook中,可以创建特殊目录来查找经常访问的电子邮件中的搜索结果,而不管是需要老板还是喜欢的客户编写。这使您可以隐藏任何项目以加快访问速度。单击左侧导航菜单中的“新建搜索结果文件夹”,然后自定义其内容。

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伦卡·利希夫科娃(LenkaLišivková)
六月25,2019
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